Executive Office

Als zentrale Drehscheibe koordinieren Sie wesentliche Abläufe und unterstützen die Geschäftsleitung sowie interne Teams vorausschauend und effizient. Sie stellen sicher, dass Informationen, Prozesse und Ressourcen klar priorisiert, sorgfältig abgestimmt und konsequent umgesetzt werden.

Ihre Hauptaufgaben:

• Koordination und strukturierte Begleitung administrativer Abläufe im Rahmen bestehender Mandate
• Sicherstellung von Fristentreue, formeller Korrektheit und sorgfältiger Dokumentation sämtlicher mandatsbezogener Unterlagen
• Diskrete Betreuung administrativer Kundenanliegen sowie Koordination von Terminen und Follow-ups in enger Abstimmung mit den Mandatsverantwortlichen
• Pflege und Verwaltung sensibler Kunden- und Mandatsinformationen inklusive strukturierter digitaler und physischer Ablage
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Vertragsunterlagen sowie Unterstützung bei formalen Prozessen wie Beglaubigungen, Apostillen und Übersetzungen
• Organisation und sorgfältige Vorbereitung von Sitzungen sowie strukturierte Nachverfolgung von Beschlüssen und offenen Punkten
• Sicherstellung eines klar priorisierten Informationsflusses zwischen Geschäftsleitung, Beratern und externen Partnern
• Koordination ausgewählter externer Dienstleister und Gewährleistung eines professionellen, diskreten und reibungslosen administrativen Umfelds
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung interner Standards und administrativer Prozesse

Schlüsselanforderungen

• Diskretion, Integrität und professionelles Auftreten
  Sie agieren jederzeit mit höchstem Verantwortungsbewusstsein und Wahrung der Vertraulichkeit – intern wie extern. Ihr Auftreten ist ruhig, souverän und repräsentativ.
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch
  Sie kommunizieren präzise, verbindlich und adressatengerecht – schriftlich wie mündlich.
• Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
  Sie sind eine diskrete Bezugsperson, die vorausschauend und im Interesse des Unternehmens handelt.

Wichtige Voraussetzungen

• Mehrjährige Erfahrung in einer verantwortungsvollen Office- oder Managementunterstützungsrolle, idealerweise im Beratungs-, Finanz- oder Private-Banking-Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit in einem Umfeld mit hohen Ansprüchen an Qualität und Vertraulichkeit
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Blick fürs Wesentliche
• Hoher Qualitätsanspruch und Effizienz in Planung, Umsetzung und Kommunikation

Erwünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
• Belastbare, loyale Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Serviceverständnis

• Eigenständige, vielseitige, verantwortungsvolle Teilzeitposition
• Professionelles, vertrauensbasiertes Arbeitsumfeld mit exklusiver Klientel
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und erfahrenen Beratern
• Moderne Arbeitsbedingungen, flexible Arbeitszeiten und langfristige Perspektive